22 abril 2021
Fundamentos de los presupuestos de las empresas
Fundamentos de los presupuestos de las empresas
Según una encuesta realizada por Clutch, el 61% de las pequeñas empresas no han creado un presupuesto formal. Sin un presupuesto, es posible que no entiendan cómo funciona su negocio.
La creación de un presupuesto le ayuda a comprender cuánto dinero tiene, cuánto ha gastado y cuánto dinero necesitará en el futuro. Un presupuesto puede impulsar decisiones comerciales importantes como la reducción de gastos no deseados, el aumento de personal o la compra de nuevos equipos. Si usted termina con dinero insuficiente, el presupuesto puede guiarlo para alterar su plan de negocios o priorizar sus gastos en actividades.
Con el plan de presupuesto adecuado, puede mantener su empresa fuera de la deuda o encontrar maneras de reducir la deuda que enfrenta actualmente. Un presupuesto integral puede incluso utilizarse para obtener préstamos comerciales de bancos u otras instituciones financieras.
En esta guía, aprenderá acerca de la importancia de un presupuesto empresarial, los componentes de un buen presupuesto y los diferentes tipos de presupuestos.
Entonces, ¿qué es exactamente un presupuesto de negocios?
Un presupuesto empresarial es un plan de gastos para su negocio basado en sus ingresos y gastos. Identifica su capital disponible, estima sus gastos y le ayuda a predecir los ingresos.
Un presupuesto puede ayudarle a planificar sus actividades comerciales y puede servir de criterio para establecer metas financieras. Puede ayudarlo a enfrentar tanto los obstáculos a corto plazo como la planificación a largo plazo.
Diferentes tipos de presupuestos
Su presupuesto final suele ser una combinación de aportaciones de varios otros presupuestos que se preparan a nivel departamental. Veamos los diferentes tipos de presupuesto y cómo contribuyen a la elaboración de un plan de negocios.
- Presupuesto maestro
Un presupuesto maestro es una agregación de los presupuestos de nivel inferior creados por las diferentes áreas funcionales de una organización. Utiliza los datos de los estados financieros, la previsión de efectivo y el plan financiero. Los equipos de gestión utilizan los presupuestos maestros para planificar las actividades que necesitan para alcanzar sus objetivos comerciales. En las organizaciones más grandes, el personal directivo superior se encarga de crear varias iteraciones del presupuesto maestro antes de su finalización. Una vez que se ha revisado por última vez, se pueden asignar fondos para actividades comerciales específicas.
Las empresas más pequeñas suelen utilizar hojas de cálculo para crear sus presupuestos maestros, pero el reemplazo de las hojas de cálculo por un software de presupuestación eficiente suele reducir los errores.
- Presupuesto operativo
Un presupuesto operativo muestra los ingresos proyectados de una empresa y los gastos asociados a ella durante un período de tiempo. Es muy similar a un informe de pérdidas y ganancias. Incluye costos fijos, costos variables, costos de capital y gastos no operacionales. Aunque este presupuesto es un informe resumido de alto nivel, cada partida está respaldada con los detalles pertinentes. Esta información es útil para comprobar si la empresa está gastando de acuerdo a sus planes.
En la mayoría de las organizaciones, la dirección prepara este presupuesto al principio de cada año. El documento se actualiza a lo largo del año, ya sea mensual o trimestralmente, y puede utilizarse como previsión para años consecutivos.
- Presupuesto de efectivo
Un presupuesto de flujo de caja le da una estimación del dinero que entra o sale de un negocio por un período de tiempo específico. Las organizaciones crean presupuestos de efectivo utilizando inferencias de las previsiones de ventas y producción, y estimando las cuentas por pagar y por cobrar.
La información de este presupuesto puede ayudar a evaluar si se dispone de suficiente efectivo líquido para operar, si el dinero se utiliza de manera productiva y si se está en camino de obtener un beneficio.
- Presupuesto financiero
Las empresas elaboran este presupuesto para comprender cuánto capital necesitarán y en qué momentos para satisfacer las necesidades a corto y largo plazo. Se tienen en cuenta los activos, los pasivos y el capital de las partes interesadas, que son los componentes importantes de un balance general, que le dan una idea general de la salud de su empresa.
- Presupuesto laboral
Para cualquier empresa que esté planeando contratar empleados para lograr sus objetivos, un presupuesto laboral será importante. Le ayuda a determinar la fuerza de trabajo que necesitará para alcanzar sus objetivos, de modo que pueda planificar la nómina de todos esos empleados. Además de planificar la dotación de personal regular, también le ayuda a asignar los gastos para los trabajadores de temporada.
- Presupuesto estático
Como su nombre indica, este presupuesto es una estimación de los ingresos y gastos que permanecerán fijos durante todo el año. Las partidas de este presupuesto pueden ser utilizadas como objetivos a cumplir independientemente de cualquier aumento o disminución de las ventas. Los presupuestos estáticos suelen ser preparados por organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas u organismos gubernamentales a los que se les ha asignado una cantidad fija para utilizarla en sus actividades en cada área.
Componentes de un presupuesto
Si está empezando un nuevo negocio, el primer presupuesto que cree puede ser un desafío, pero es una buena experiencia de aprendizaje y una buena manera de entender lo que funciona mejor para su negocio. El mejor lugar para empezar es conocer los componentes de su presupuesto. Inicialmente, puede que tenga que hacer varias suposiciones para comenzar con su presupuesto.
- Ingresos estimados
Este es el dinero que espera que su negocio gane con la venta de bienes y servicios. Hay dos componentes principales de los ingresos estimados: la previsión de ventas y el costo estimado de los bienes vendidos o los servicios prestados. Si su negocio tiene más de un año de antigüedad, su experiencia le guiará en la estimación de estos componentes. Si su empresa es nueva, puede comprobar los ingresos de empresas locales similares y utilizar esas cifras para crear de forma conservadora algunas cifras de ingresos estimados. Pero tanto si su negocio es nuevo como si es antiguo, es importante ser realista para evitar la sobre estimación.
- Costo fijo
Cuando su empresa paga regularmente la misma cantidad por un gasto determinado, eso se clasifica como un costo fijo. Algunos ejemplos de costos fijos son el arriendo de edificios, los pagos de hipotecas y servicios públicos, los salarios de los empleados, el servicio de Internet, los servicios de contabilidad y las primas de seguros. Es importante tener en cuenta estos gastos en el presupuesto para poder reservar la cantidad exacta de dinero necesaria para cubrir estos gastos. También pueden ser un buen punto de referencia para comprobar si hay problemas si las finanzas de su empresa no van según lo previsto.
- Gastos variables
Esta categoría incluye el costo de los bienes o servicios que pueden fluctuar en función del éxito de su negocio. Por ejemplo, supongamos que tiene un producto en el mercado que está ganando popularidad. Lo siguiente que le gustaría hacer es fabricar más de ese producto. Los costos de las materias primas necesarias para la producción, los canales de distribución utilizados para el suministro del producto y la mano de obra de producción cambiarán cuando aumente la producción, por lo que todos ellos se considerarán gastos variables.
- Gastos únicos
Estos son costos únicos e inesperados en los que su empresa puede incurrir en un año determinado. Algunos ejemplos de estos costos incluyen el reemplazo de muebles rotos o la compra de una computadora portátil.
Como es difícil predecir estos gastos, no hay una forma segura de estimarlos. Pero es prudente reservar algo de dinero en efectivo para esta categoría de modo de estar preparado.
- Flujo de efectivo
Este es el dinero que entra y sale del negocio. Puedes hacerte una idea de ello a partir de tus registros financieros anteriores y usar esa información para pronosticar tus ganancias para el año en el que estás presupuestando. Querrás prestar atención no sólo a cuánto dinero entra, sino también a cuándo. Si su negocio tiene una temporada alta y una temporada baja, saber cuándo su flujo de caja es más alto le ayudará a planificar cuándo hacer grandes compras o inversiones.
- Ganancias
El componente final del presupuesto es el beneficio, que es un número al que se llega restando el coste estimado de los ingresos. Un aumento de la ganancia significa que su negocio está creciendo, lo cual es una buena señal. Una vez que haya proyectado la cantidad de ganancias que es probable que obtenga en un año, podrá decidir cuánto invertir en cada área funcional de su organización. Por ejemplo, ¿utilizará sus ganancias para invertir en publicidad o marketing para impulsar más ventas?
Conclusión
Un presupuesto es una hoja de ruta para su negocio. Le ayuda a predecir el flujo de caja, a identificar las áreas funcionales que necesita mejorar y a llevar a cabo sus operaciones sin problemas. Las empresas exitosas invierten mucho tiempo y esfuerzo en la creación de presupuestos realistas, porque son una forma eficiente de rastrear el grado en que la empresa ha logrado sus objetivos. La creación de un presupuesto puede resultar un poco abrumadora para las nuevas empresas, ya que no existen cifras previas que sirvan de guía para sus estimaciones presupuestarias, pero con algunas estimaciones basadas en el rendimiento de los competidores y la comprensión de los componentes de un presupuesto, puede completar su primer presupuesto y tener una buena hoja de ruta para los presupuestos futuros.