28 abril 2021
Como confeccionar un Presupuesto empresarial realista
Según un estudio realizado por CBinsights, algunas de las principales razones por las que las pequeñas empresas fracasan incluye cuestiones de precios y costos, perder la concentración y quedarse sin dinero. Estos problemas se pueden prevenir teniendo un presupuesto realista.
Sin embargo, antes de poder concentrarse en el presupuesto, debe identificar qué aspectos de su negocio le gustaría mejorar. Esto le permitirá decidir qué se puede hacer con sus fondos. Basándose en esa lista, puede establecer objetivos a corto y largo plazo.
Estos objetivos se verán directamente afectados por el dinero que reciba y que salga de su empresa. Una meta a corto plazo puede ser el pago de una deuda o la compra de un nuevo equipo. Las metas a largo plazo, como mantener a un lado los gastos de mercadeo, son cruciales porque están conectadas con el crecimiento general de su negocio.
Usted debe ser práctico en cuanto a las metas que se propone. Deben basarse puramente en la capacidad de su negocio para gastar y ahorrar. Una vez que haya establecido sus metas, puede crear un presupuesto efectivo y a prueba de errores siguiendo estos pasos.
- Analizar los costos
Antes de empezar a redactar un presupuesto, debe investigar los gastos de funcionamiento de su empresa. Conocer sus costos por dentro y por fuera le da el conocimiento básico necesario para elaborar un plan de gastos efectivo.
Si crea un presupuesto aproximado y más tarde descubre que necesita más dinero para sus actividades empresariales, esto pondrá en peligro sus objetivos. Su presupuesto debe ser tal que pueda aumentar sus ingresos y ganancias lo suficiente a medida que su negocio se expande para manejar sus gastos crecientes.
Su presupuesto debe incluir costos fijos, variables, únicos e inesperados. Algunos ejemplos de gastos fijos son el arriendo, las hipotecas, los salarios, Internet, los servicios de contabilidad y los seguros. Los ejemplos de costos variables incluyen el costo de los bienes vendidos y las comisiones por mano de obra.
No hay mucho daño en sobrestimar los costos involucrados ya que necesitará suficiente dinero en efectivo para manejar sus gastos futuros. Si su empresa es nueva, entonces también debe incluir los costos de inicio. Planificar el presupuesto de esta manera le ayudará a tomar decisiones informadas y a hacer frente a cualquier sorpresa financiera no deseada.
- Negociar los costos con los proveedores
Este paso será útil para las empresas que llevan más de un año en funcionamiento y dependen de los proveedores para vender sus productos. Antes de empezar a trabajar con su presupuesto anual, hable con sus proveedores y trate de obtener descuentos en los materiales, productos o servicios que necesite antes de realizar los pagos.
Las negociaciones le permiten crear relaciones de confianza con sus proveedores. Esto será útil cuando el dinero entrante sea escaso. Por ejemplo, puede tener un negocio de temporada. Cuando tenga suficiente efectivo ahorrado, puede pagar cantidades por adelantado a sus proveedores como compensación por los momentos en que no pueda realizar los pagos. El objetivo principal aquí es encontrar formas eficientes de reducir el costo de hacer negocios.
- Estimar sus ingresos
Muchas empresas han fracasado en el pasado por sobre estimar los ingresos y pedir más dinero prestado para satisfacer las necesidades operacionales. Esto frustra el propósito mismo de crear un presupuesto. Para mantener las cosas realistas, es una buena idea analizar los ingresos registrados previamente. Las empresas deben hacer un seguimiento de los ingresos periódicamente en forma mensual, trimestral y anual.
Las cifras de los ingresos del año anterior pueden servir como punto de referencia para el año siguiente. Es importante basarse únicamente en estos datos empíricos. Esto le ayudará a establecer objetivos realistas para su equipo, que le llevarán al crecimiento eventual de su negocio.
- Conozca su margen de beneficio bruto
El margen de beneficio bruto es el efectivo que le queda después de que su negocio haya pagado todos los gastos al final del año. Da una idea de la salud financiera de su negocio. Aquí hay un ejemplo de por qué necesita entender este parámetro mientras crea un presupuesto.
Supongamos que su negocio tiene un ingreso de 5.000.000 de pesos y aun así hay deudas por pagar. Al final del año, sus gastos son mayores que sus ingresos, lo cual no es una buena señal para un negocio en crecimiento. Esto le dice que debe identificar los gastos que no están beneficiando al negocio de ninguna manera y eliminarlos. La mejor manera de hacerlo sería listar el costo de los bienes vendidos para todos los materiales y deducirlos de los ingresos totales por ventas. Esta información es necesaria para obtener una imagen real de cómo le está yendo a su negocio, permitiéndole aumentar las ganancias y reducir los costos.
- Flujo de caja del proyecto
Hay dos componentes en el flujo de caja: los pagos de los clientes y los pagos de los proveedores. Necesita equilibrar estos dos componentes para mantener el flujo de efectivo en su organización.
Para hacer todo lo posible por garantizar los pagos puntuales de los clientes, es importante tener condiciones de pago flexibles y la capacidad de recibir pagos a través de canales de pago comunes. Lamentablemente, tendrá que tratar con clientes que podrían no cumplir con los términos establecidos. Esto podría afectar a su previsión de flujo de caja debido a la falta de pagos.
Puede fomentar el pago concediendo a los clientes un período de gracia y creando políticas comerciales estrictas para el pago tardío. Más allá de esto, debe tener algún dinero asignado en su presupuesto para «deudas incobrables», en caso de que el cliente nunca pague.
Cuando conozca el flujo de efectivo entrante, puede fijar un monto para los salarios de sus empleados y los gastos de viaje. También puede asignar algo de dinero para pagar los gastos fijos del proveedor. Si todavía le queda dinero en efectivo, puede gastarlo en iniciativas empresariales como el desarrollo profesional o en nuevos equipos.
- Factor de las tendencias estacionales y de la industria
No es realista esperar que se alcancen todos los objetivos de negocio y que se alcancen las estimaciones cada mes. En un ciclo anual, habrá meses en los que su negocio estará en auge, y puede haber algunos meses en los que las ventas sean lentas. Debido a la inconsistencia de las temporadas y las tendencias de la industria, tendrá que gastar dinero en efectivo de manera eficiente para que el negocio no corra el riesgo de cerrar durante los períodos más lentos.
Para superar este desafío mientras crea un presupuesto, reúna información sobre cuándo su negocio funciona mejor. El objetivo debe ser generar suficientes ingresos durante los meses de mayor actividad para sostener el negocio durante las temporadas bajas.
Por ejemplo, supongamos que usted es el propietario de una empresa de ropa de invierno. Sus productos están en demanda sólo durante esa temporada, por lo que la mayoría de sus ingresos vienen durante ese período. Durante el resto del año, puede utilizar las ganancias para mantener el negocio en marcha y comercializarlo a grupos específicos, como excursionistas o viajeros. Esto le ayudará a medir el éxito de sus productos durante las temporadas bajas, qué ingresos esperar y cuánto ahorrar durante los períodos de mayor demanda.
- Establezca objetivos de gasto
Hacer un presupuesto es más que sumar sus costos y restarlos de tus ganancias. La forma en que gasta su dinero determina el éxito de su negocio. Los objetivos proporcionan un sistema para comprobar si su dinero se está gastando en las áreas correctas para evitar gastos no deseados.
Por ejemplo, si está gastando dinero en artículos de papelería que no se utilizan para actividades operativas o de marketing, puede ser el momento de reducir esos costos. Este dinero puede aplicarse mejor a sus campañas de comercialización, aportando más clientes potenciales e ingresos. Calcule e invierta en aquellos gastos que beneficiarían a su negocio a largo plazo.
- Reunirlo todo
Una vez que haya reunido toda la información de los pasos anteriores, es hora de crear su presupuesto. Después de restar los gastos fijos y variables de sus ingresos, tendrá una idea de la cantidad con la que puede trabajar. Prepárese para enfrentarse a los gastos inesperados cada vez que se le presenten. Entonces podrá encontrar maneras de usar el dinero de manera efectiva para lograr sus objetivos a corto y largo plazo.
Función de los programas de contabilidad en la presupuestación
Presupuestar para un negocio es una gran tarea, por lo que podría necesitar ayuda. Crear un presupuesto implicará analizar los costos, estimar los ingresos y proyectar el flujo de caja. Tener un sistema de contabilidad le dará información en tiempo real sobre sus finanzas, ayudándole a crear un presupuesto factible.
La clave para crear un buen presupuesto es evaluar los datos de los años anteriores y hacer proyecciones realistas. Un sistema de contabilidad puede darle acceso a toda esta información en un solo lugar, sin importar cuándo la necesite.
La eficacia de un presupuesto también depende de lo bien que se hayan alcanzado los objetivos proyectados por su empresa. Para comprobar esto, un sistema de contabilidad genera informes financieros que registran sus datos reales, y que luego pueden ser comparados con el presupuesto. La comparación de su presupuesto con sus datos reales es un paso importante para medir la efectividad de un presupuesto.
Conclusión
La elaboración de presupuestos es un proceso esencial, especialmente para las pequeñas empresas, ya que permite a los propietarios de las empresas estimar y asignar el dinero para las diferentes actividades comerciales. La preparación de un presupuesto también le da una idea clara del dinero que se puede utilizar para alcanzar los objetivos de la empresa y asegurar que hay suficiente en caja para manejar una crisis. En el caso de las pequeñas empresas, puede resultar un poco difícil hacer estimaciones para todo el año, ya que las etapas iniciales del crecimiento de una organización suelen ser volátiles. En tales casos, se pueden crear estimaciones presupuestarias más pequeñas para una duración de dos o tres meses y seguir revisándolas para obtener mejores resultados. Cuando se introduce un sistema de contabilidad, el proceso se vuelve aún más manejable. Puede manejar fácilmente tareas como la proyección del flujo de caja o la estimación de los costos, y puede establecer objetivos realistas para su empresa.